کارت امتیازی متوازن یک ابزار مدیریت عملکرد راهبردی است که به سازمان ها کمک می کند فعالیت های تجاری خود را با چشم انداز و راهبرد خود هماهنگ کنند. کارت امتیازی متوازن که در اوایل دهه 1990 توسط کاپلان و نورتون معرفی شد، یک چارچوب سنجش عملکرد راهبردی است که عملکرد سازمان را از چهار جنبه مالی، مشتری، فرآیندهای داخلی و یادگیری و رشد ارزیابی می کند. با در نظر گرفتن این جنبه‌ها، کارت امتیازی متوازن دید جامع‌تر و متعادل‌تری از عملکرد یک سازمان ارائه داده و تصمیم‌گیری و اجرای راهبردها را بهبود می‌بخشد.
شرکت صنعت فولاد شادگان نیز در پی تاکیدات مدیرعامل آن درخصوص تسهیل فرایندها و پیگیری تحقق اهداف سازمان بر اساس راهبردهای تعریف شده، استفاده از این روش را مدنظر قرار داده است وخانم مهندس خسروی به همراه یک تیم کارآمد، انجام این مهم را برعهده گرفته اند.در این گفتگو به ابعاد مختلف این پروژه از زبان دکتر خسروی پرداخته شده است که اهمیت استفاده از کارت امتیازی متوازن در اجرای راهبردها و مراحل استقرار موفقیت آمیز آن را در فولاد شادگان شرح می دهد.
استفاده از متدلوژی ها، یکی از راه های موفقیت در اجرای راهبردهای سازمان است. روش های برنامه ریزی راهبردی، اقداماتی که توسط سازمان انجام می شوند، منابعی که صرف می گردند، برنامه های تدوین شده و هر آنچه در دپارتمان های مختلف آن سازمان روی می دهد را همسو می سازند. نکته مثبت در BSC این است که این روش در سازمانی مثل فولاد شادگان قابل پیاده سازی است.
پیش از آنکه به مراحل انجام پروژه بپردازیم باید به این پرسش پاسخ داده شود که چرا BSC باید در سازمان استقرار یابد؟ با درنظر گرفتن شرکتی مثل فولاد شادگان باید اینگونه پاسخ داد که BSC مسیر تحقق راهبردهای شرکت است، می تواند باعث یکپارچگی سازمان شود، رویکردهای شخصی را کاملا از بین می برد، اهمیت زمان را به بهترین شکل نمود می بخشد، امکان بررسی میزان پیشرفت را فراهم آورده و سازمان را به سوی “داده محوری”سوق می دهد.
براین اساس می توان بین BSC و ارزیابی عملکرد تفاوت هایی را قائل شد. ما مدل های مختلفی را در حوزه ارزیابی عملکرد می شناسیم اما رویکرد این مدل ها بر شناسایی تحقق یا عدم تحقق اهداف توسط افراد تمرکز یافته است و این باعث افت عملکرد و ترس افراد از پذیرش تعهدات بزرگ می گردد. هنگامی که نگاه و رویکرد از فضای شخصی برداشته شود و با استفاده از BSC روی عملکرد سازمان در راستای رسیدن به اهداف راهبردی متمرکز شویم، سطح عملکرد ارتقاءمی یابد که امری مهم و حیاتی برای هر سازمان به ویژه صنایع است.
همکاری ما و فولاد شادگان از از حدود ۳ ماه پیش آغاز شد. نسخه سندهای راهبردهای قدیمی و جدید سازمان را تحویل گرفتیم و پروژه را با تعیین اهداف راهبردی و شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)وارد فاز اجرایی کردیم. این کار از مصاحبه هایی با لایه های مختلف مدیریتی و سرپرستی سازمان پیش رفت. نخستین گام در استفاده از کارت امتیازی متوازن برای اجرای راهبردها، تعریف اهداف راهبردی سازمان و شاخص های کلیدی عملکرد است. این اهداف باید با چشم انداز، مأموریت و اهداف استراتژیک کلی سازمان همسو باشد. با انجام این کار، توانستیم از تمرکز و همسو بودن راهبردها با اهداف بلندمدت فولاد شادگان اطمینان حاصل کنیم.
هنگامی که اهداف استراتژیک و شاخص های کلیدی عملکرد مشخص شدند، در گام بعدی توسعه برنامه های عملیاتی در دستور کار قرار گرفت که ابتکارات، پروژه ها و وظایف مورد نیاز برای دستیابی به اهداف را مشخص می کرد. این برنامه های عملیاتی باید در سراسر سازمان پخش گردیده و همچنین از اینکه همه کارکنان نقش خود را در کمک به موفقیت راهبردها درک کرده اند، مطمئن می شدیم. ارتباط موثر برای اجرای موفقیت آمیز هر راهبرد بسیار مهم است.
در گام بعدی باید مطمئن می شدیم که کارکنان از اهداف راهبردی، شاخص های کلیدی عملکرد و برنامه های عملیاتی آگاه هستند. بدین منظور گزارش دهی ماهانه سطح پیشرفت پروژه را به انجام رساندیم. در این گزارش ها، پایش پیشبرد شاخص ها، حفظ چابکی سازمان در رسیدن به راهبردها و نحوه برخورد با چالش ها یا تهدیدات را مدنظر قرار می دهیم.
نظارت و ارزیابی منظم عملکرد سازمان در برابر شاخص های کلیدی عملکرد تعریف شده برای ارزیابی اثربخشی راهبردهای اجرا شده ضروری است. در گام بعدی جمع آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش داده های مربوط به این شاخص ها را دردستور کار قرار دادیم. آنچه به دست آمد، زمینه‌های بهبود را نمایان و اعمال تنظیمات لازم در راهبردها را ممکن ساخت. گام نهایی در استفاده از BSC، انطباق راهبردهای سازمان بر اساس دیدگاه های حاصل از پایش و ارزیابی است که می تواند شامل پالایش اهداف، تعدیل برنامه‌های اقدام یا حتی بازنگری سند راهبردی باشد.
